Personvern

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Ultima Revisjon AS samler inn og bruker personopplysninger når du besøker våre nettsider, er kunde av oss eller på annen måte er i kontakt med oss. Ultima Revisjon AS er behandlingsansvarlig for personopplysningene som blir behandlet på disse nettstedene og når det er vi som bestemmer formål og hjelpemidler for behandlingen. Personvernerklæringen gjelder ikke tredjeparters behandling av personopplysninger. Tredjeparter som vi samarbeider med har egne personvernerklæringer og egen praksis som de selv er hovedansvarlige for.

Våre nettsider

Når du besøker en av våre nettsider forbeholder vi oss retten til å samle inn og lagre informasjon om brukeratferd. Dette omfatter blant annet opplysninger om IP-adresse, nettleser, lokasjon, nettleverandør, operativsystem, tid brukt på siden, hvilket nettsted du kommer fra og nettaktivitet på våre nettsider.

Formålet med behandlingsaktivitetene er å optimalisere våre nettsider ovenfor våre besøkende samt utføre analyser av trender og mønstre ved bruken av nettsidene. Det rettslige grunnlaget er vår berettigede interesse i å tilpasse vår nettsider og tjenester til brukernes antatte behov. Anonymiserte opplysninger som ikke kan knyttes til deg vil kunne bli brukt og beholdt for statistiske og analytiske formål.

Kontaktskjema og informasjon

Dersom du tar kontakt med oss, ved utfylling av kontaktskjema eller lignende, kan innsamlede opplysninger benyttes for å kontakte deg, i tillegg til å sende deg informasjon som er relevant. I våre kontaktskjema innhentes og lagres navn, e-post-adresse, telefonnummer og eventuelle andre opplysninger du oppgir.

Analyse

Personopplysninger i analytiske datasett vil alltid bli slettet etter analysen er gjennomført. Formålet med slike analyser er å evaluere samt forbedre vår informasjonsflyt, markedsføring og tjenester.

Underleverandører og samabeidspartnere

Ultima Revisjon AS forbeholder seg retten til å benytte underleverandører (databehandlere) for innsamling, lagring og informasjonshåndtering. Disse underleverandørene behandler data på våre vegne i henhold til databehandler og våre instrukser, og i henhold til norsk og europeisk personvernlovgivning.

I tilfeller hvor vi har uttrykkelig samtykke fra deg vil vi kunne dele personopplysninger med samarbeidspartnere og andre tredjeparter for markedsføringsformål. Skulle det oppstå en hendelse hvor vi trenger ditt uttrykkelige samtykke vil vi kunne kontakte deg ved hjelp av kontaktinformasjonen vi har fått fra deg.

Vi bruker tjenesteleverandører til å drifte våre informasjonssystemer og lagre data for oss. Det inkluderer behandling av personopplysninger slik det er beskrevet ovenfor. Vi har databehandleravtaler med alle tjenesteleverandører som behandler personopplysninger på vegne av oss

Informasjonskapsler (cookies)

Vi forbeholder oss retten til å benytte informasjonskapsler (cookies) når du besøker våre nettsider. Informasjonskapsler, også omtalt som cookies, er tekstfiler som lastes ned og lagres på enheten din når du besøker nettsiden. Vi benytter informasjonskapsler for brukerstatistikk, for å tilpasse nettsidene ovenfor våre besøkende samt for å huske besøkendes brukerpreferanser. Det kan videre bli aktuelt å benytte det for autentiseringsformål slik at du ikke trenger å identifisere deg hver gang du besøker nettstedet vårt. Vi kan også benytte informasjonskapsler for å forbedre funksjonaliteten til nettsidene. Dette gjør vi ved å lagre informasjon som reduserer fremtidig nedlastningstid og annen informasjon som kan benyttes til å forbedre brukeropplevelsen. Informasjonskapslene vil kunne brukes til å rette relevante annonsebudskap mot deg på andre nettsteder og digitale plattformer. Du kan via innstillingene i nettleseren hindre at nettleseren lagrer informasjonskapsler samt slette informasjonskapsler. Vær oppmerksom på at slik hindring av bruk av informasjonskapsler kan medføre redusert funksjonalitet på denne og andre nettsider.

Personopplysninger vi behandler i den daglige drift

Vi behandler personopplysninger om kunder og leverandører, i tillegg til eventuell tredjeperson som er nødvendig for gjennomføring av kontraktsforpliktelser. Blant opplysningene som behandles er kontaktinformasjon om kunder og leverandører. Med kontaktinformasjon menes navn på kontaktperson, e-postadresse, telefonnummer og stillingstittel. Det rettslige grunnlaget for slik behandling er Personopplysningsloven § 8 a, b eller f (GDPR Artikkel 6 bokstav b, c og f), samt § 9 a, b og f (GDPR Artikkel 9 bokstav a og b).

Vi forestår hele eller deler av regnskapsføringen for kunder. Personopplysninger som behandles i den forbindelse er eksempelvis navn, fødselsnummer og lønns- og trekkopplysninger. Opplysningene innhentes fra kunden og i noen tilfeller tredjepart som for eksempel Altinn. Informasjon som navn, adresse, telefon, e-postadresse benyttes for å holde kontakt med nøkkelpersonene hos våre kunder. Grunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningens

artikkel Art 6 (f).

Vi vil i våre kundeoppdrag være databehandler og inngår følgelig databehandleravtale med kunden som behandlingsansvarlig. Databehandleravtalen vil sette rammene for vår behandling av personopplysninger. De konkrete sikkerhetstiltakene og slettefristene for behandlingen vil fremgå av hver enkelt databehandleravtale

Ved registrering og/eller abonnering på ledige stillinger hos oss, samt ved innsending av CV, søknad og andre relevante dokumenter i forbindelse med jobbsøknad samles det inn personopplysninger. Personopplysninger som behandles i forbindelse med rekruttering er blant annet personalia og jobb- og utdanningsdetaljer. Personopplysningene innhentes fra jobbsøkerne. I tilfeller der vi benytter oss av leverandør av rekrutteringstjenester vil behandlingen

være bundet av en databehandleravtale. Opplysningene vil ikke bli brukt til andre formål enn det opplysningene er samlet inn til. Personopplysninger om søkere til stillinger blir slettet innen ett år etter at vedkommende søkte på stilling hos oss, med mindre vedkommende blir ansatt eller samtykker til at opplysningene kan

oppbevares lengre. Det presiseres at jobbsøkere kan få opplysningene slettet når de måtte ønske det.

Vi er pålagt å gjennomføre kundetiltak i henhold til Hvitvaskingsloven §§ 5, 6 og 15, samt å gjennomføre nærmere undersøkelser dersom det foreligger en mistanke om at en transaksjon kan ha tilknytning til utbytte fra en straffbar handling, jf. Hvitvaskingsloven § 17. Blant opplysningene vi er pålagt å behandle i denne forbindelse er navn/foretaksnavn, fødselsnummer/organisasjonsnummer, fast adresse, familieforhold (tilknytning til politisk eksponerte personer), og opplysninger knyttet til eventuell mistanke om straffbare forhold. Behandling av personopplysninger knyttet til kundekontroll og en eventuell undersøkelsesplikt kan innebære behandling av sensitive personopplysninger, blant annet knyttet til straffbare forhold. Etter Hvitvaskingsloven § 22 er vi pålagt å oppbevare dokumenter benyttet i forbindelse med kundekontroll i minst fem år etter at kundeforholdet er avsluttet eller transaksjonen er gjennomført, med mindre lengre frister følger av annen lov eller forskrift. Dokumenter og opplysninger knyttet til kundekontroll og eventuelle undersøkelser etter Hvitvaskingsloven § 17 oppbevares i egne databaser, beskyttet mot uautorisert tilgang fra uvedkommende og slettes innen ett år etter at oppbevaringsplikten opphører.

Under visse omstendigheter er vi pålagt å utlevere opplysninger til Økokrim, eksempelvis dersom det foreligger mistanke om at en transaksjon har tilknytning til utbytte av en straffbar handling.

Personopplysningene vi innhenter og behandler i forbindelse med ett av våre oppdrag lagres i en egen database og slettes ti år etter avslutning av kundeforholdet.

Dine rettigheter

I henhold til norsk personvernlovgivning her du en rekke rettigheter knyttet til personopplysninger som gjelder deg. Som registrert har du i utgangpunktet følgende rettigheter:

Rett til innsyn – du har rett til å få vite hvilke personopplysninger vi har registrert om deg og til å motta en kopi av personopplysningene.

Rett til retting – du har rett til å få feil, ufullstendige eller irrelevante opplysninger om deg korrigert eller fjernet.

Rett til sletting – du har med visse unntak rett til å få slettet personopplysninger vi har lagret om deg.

Rett til å kalle tilbake samtykke – du rett til å kalle tilbake et samtykke du har gitt til oss som vi har innhentet for behandling av personopplysninger som krever samtykke. Du har også rett til enhver tid til å protestere mot at personopplysninger behandles med henblikk på direkte markedsføring.

Rett til dataportabilitet – du har rett til å få utlevert personopplysningene du har gitt til oss i et maskinlesbart format og til å overlevere disse til en annen tjenesteleverandør.

Rett til å klage – du har rett til å klage på vår behandling av personopplysninger til Datatilsynet. Vi oppfordrer deg likevel til å henvende rette en henvendelse til oss først.

Disse rettighetene kan være begrenset i visse situasjoner, som for eksempel hvis vi er lovpålagt å behandle personopplysningene.

Barns personvern

Vår nettside er ikke konstruert for eller rettet mot barn under 13 år, og vi vil aldri bevisst samle inn eller vedlikeholde informasjon om barn under 13 år.

Klage

Ta først kontakt med vår personvernansvarlig hvis du mener vi ikke overholder personvernreglene.

Du kan også klage over vår behandling av personopplysninger til Datatilsynet.

Endringer i denne personvernerklæringen

Vi kan, uten forvarsel, endre eller oppdatere denne personvernerklæringen. Den siste versjonen vil gjøres tilgjengelig på denne adressen. Ved vesentlige endringer vil vi legge ut en melding på nettstedet og/eller informere deg i andre kanaler.